I tuoi contenuti,
trattati per tuo conto.

Il presente Accordo è concluso tra:

• l'Utente che crea un account Erabox e vi inserisce contenuti (di seguito «Utente» o «Donatore»), quale titolare del trattamento dei contenuti delle capsule e dei dati dei Beneficiari;
• Erabox SA, Via delle Fornaci, 6 — 6826 Riva San Vitale (TI), Svizzera (di seguito «Erabox»), quale responsabile del trattamento.

Premesso che:

1. l'Utente si avvale del servizio Erabox, disciplinato dai Termini e Condizioni d'Uso (di seguito «Termini»), per conservare contenuti in capsule e consegnarli ai Beneficiari da lui designati al verificarsi degli eventi da lui scelti, anche dopo la sua morte;
2. nell'erogazione del servizio Erabox tratta, per conto dell'Utente, i contenuti delle capsule e i dati dei Beneficiari. I trattamenti che Erabox svolge per finalità proprie, come titolare (account, pagamenti, sicurezza, verifica dell'evento che attiva la consegna, dati dei Guardiani, verifica dell'identità e firma elettronica), sono descritti nella Privacy Policy e restano estranei al presente Accordo;
3. quando l'Utente inserisce contenuti per fini esclusivamente personali o familiari, il trattamento che svolge rientra nell'esenzione dell'art. 2, par. 2, lett. c), del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito «GDPR») e dell'art. 2, cpv. 2, lett. a), della legge federale sulla protezione dei dati (di seguito «nLPD»). In tal caso il presente Accordo vale come disciplina contrattuale del servizio, e Erabox si obbliga comunque a rispettarne le clausole.

1.1 Le premesse costituiscono parte integrante e sostanziale del presente Accordo.

1.2 Con l'accettazione del presente Accordo l'Utente designa Erabox quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e dell'art. 9 nLPD per i trattamenti descritti all'art. 2, ed Erabox accetta la designazione.

1.3 Il presente Accordo integra i Termini. In caso di contrasto tra i due documenti, per quanto attiene al trattamento dei dati personali prevale il presente Accordo.

3.1 Costituiscono istruzioni documentate dell'Utente, ai sensi dell'art. 28, par. 3, lett. a), GDPR: (i) le impostazioni di ciascuna capsula (contenuti, Beneficiari, evento di consegna, data, periodo di inattività, modalità di informazione del Beneficiario); (ii) i Termini; (iii) il presente Accordo. L'Utente può modificare le istruzioni dall'applicazione fino alla consegna.

3.2 Erabox tratta i dati soltanto su istruzione documentata dell'Utente, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione, di uno Stato membro o della Svizzera; in tal caso informa l'Utente dell'obbligo prima del trattamento, a meno che la legge lo vieti.

3.3 Erabox informa immediatamente l'Utente qualora, a suo parere, un'istruzione violi il GDPR, la nLPD o altre disposizioni in materia di protezione dei dati.

3.4 Istruzioni da eseguire dopo la morte dell'Utente. Le istruzioni di consegna restano efficaci dopo la morte dell'Utente. Per la natura dell'incarico, che consiste nel consegnare i contenuti proprio al verificarsi del decesso, il mandato non si estingue con la morte del mandante (art. 405, cpv. 1, del Codice delle obbligazioni svizzero). Erabox esegue le istruzioni fino alla consegna, entro i termini di conservazione dell'art. 10, e non le modifica su richiesta di terzi, salvo ordine dell'autorità o obbligo di legge.

3.5 Erabox non utilizza i contenuti delle capsule e i dati dei Beneficiari per finalità proprie, né per l'addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

4.1 Spetta all'Utente, quale titolare, decidere se e quando il Beneficiario sia informato della designazione. L'Utente esercita la scelta per ciascun Beneficiario tra le due modalità previste dall'applicazione.

4.2 Modalità con avviso. L'Utente incarica Erabox di inviare al Beneficiario, per suo conto ed entro un mese dalla designazione, l'informativa sul trattamento dei suoi dati. L'informativa non rivela il contenuto della capsula.

4.3 Modalità riservata. L'Utente incarica Erabox di rendere l'informativa al Beneficiario al momento della consegna, insieme al contenuto. L'Utente sceglie questa modalità quando l'informazione anticipata del Beneficiario pregiudicherebbe la finalità della consegna, e ne risponde quale titolare.

4.4 In entrambe le modalità Erabox mantiene pubblicata, e consultabile senza account, l'informativa per i terzi, che descrive il trattamento dei dati dei Beneficiari e delle persone che compaiono nei contenuti.

4.5 I Guardiani sono designati dall'Utente ma i loro dati sono trattati da Erabox come titolare, per la verifica dell'evento che attiva la consegna: il loro trattamento non è disciplinato dal presente Accordo, ed Erabox li informa direttamente con l'invito, che contiene il collegamento all'informativa per i terzi.

5.1 Erabox garantisce che le persone autorizzate al trattamento si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (art. 28, par. 3, lett. b), GDPR).

5.2 Erabox adotta le misure tecniche e organizzative richieste dall'art. 32 GDPR e dall'art. 8 nLPD, con i requisiti minimi degli artt. 1-5 dell'Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa), tra le quali: cifratura dei contenuti a riposo con AES-256 e in transito con TLS 1.3; accesso del personale ai sistemi riservato alle persone autorizzate, per manutenzione, sicurezza e assistenza; registrazione delle operazioni sui dati e degli accessi, con conservazione dei registri per 12 mesi separatamente dai sistemi di produzione (art. 4 OPDa); autenticazione a due fattori a disposizione dell'Utente.

5.3 I dati sanitari delle capsule DAT sono conservati in Svizzera o nell'Unione europea.

6.1 L'Utente autorizza in via generale Erabox ad avvalersi di sub-responsabili (art. 28, par. 2, GDPR; art. 9, cpv. 3, nLPD). Quelli che trattano i contenuti delle capsule o i dati dei Beneficiari alla data del presente Accordo sono indicati nell'Allegato 1; l'elenco completo dei fornitori di Erabox è nella sezione 05 della Privacy Policy.

6.2 Erabox comunica all'Utente, per email o con avviso nell'applicazione, l'aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile almeno 30 giorni prima che inizi a trattare i dati. Entro lo stesso termine l'Utente può opporsi per motivi legittimi e, se l'opposizione non è accolta, recedere senza penali con rimborso della quota di abbonamento non goduta.

6.3 Erabox impone a ciascun sub-responsabile, con contratto scritto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente Accordo, e risponde nei confronti dell'Utente dell'adempimento di tali obblighi (art. 28, par. 4, GDPR).

7.1 Erabox trasferisce dati verso Paesi terzi solo alle condizioni del capo V del GDPR e degli artt. 16 e 17 nLPD: verso gli Stati Uniti, nell'ambito dell'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di esecuzione (UE) 2023/1795) e dello Swiss-U.S. Data Privacy Framework (allegato 1 OPDa); negli altri casi, mediante clausole contrattuali standard (decisione di esecuzione (UE) 2021/914) o clausole tipo riconosciute dall'IFPDT. Tra Svizzera e Unione europea i dati circolano in base alla decisione 2000/518/CE e all'art. 16, cpv. 1, nLPD.

8.1 Erabox assiste l'Utente con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, per dare seguito alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati (artt. 15-22 GDPR; artt. 25-32 nLPD). L'applicazione consente all'Utente di consultare, modificare, esportare e cancellare i contenuti e i dati dei Beneficiari.

8.2 Se un interessato si rivolge a Erabox per dati che Erabox tratta per conto dell'Utente, Erabox inoltra la richiesta all'Utente entro 5 giorni lavorativi e lo assiste nel riscontro. Se l'Utente è deceduto, oppure non riscontra entro 15 giorni, Erabox esamina la richiesta direttamente e vi dà seguito nei limiti della legge e delle istruzioni ricevute.

8.3 Restano ferme le segnalazioni di contenuti illeciti ai sensi dell'art. 16 del Regolamento (UE) 2022/2065, che Erabox esamina secondo i Termini, informando l'Utente delle misure adottate.

8.4 Erabox assiste l'Utente, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a sua disposizione, nel garantire il rispetto degli obblighi degli artt. 32-36 GDPR.

9.1 Erabox informa l'Utente senza ingiustificato ritardo dopo essere venuta a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i contenuti delle capsule o i dati dei Beneficiari (art. 33, par. 2, GDPR; art. 24, cpv. 3, nLPD), indicando la natura della violazione, le categorie di dati e di interessati coinvolti, le conseguenze probabili e le misure adottate o proposte.

9.2 Resta fermo l'obbligo di Erabox di notificare le violazioni che riguardano i trattamenti di cui è titolare, secondo la Privacy Policy.

10.1 Il presente Accordo ha la durata del rapporto disciplinato dai Termini e prosegue, dopo la morte dell'Utente, fino all'esecuzione delle istruzioni di consegna.

10.2 Prima della cessazione del rapporto l'Utente può esportare i propri contenuti dall'applicazione (Impostazioni → Privacy → Esporta i miei dati). Al termine del trattamento Erabox cancella i dati secondo i termini seguenti, salvo che la legge ne imponga la conservazione:

• abbonamento scaduto senza rinnovo: 30 giorni di tolleranza, poi sospensione dell'account in sola lettura per 12 mesi, poi cancellazione definitiva;
• decesso dell'Utente segnalato o confermato dal Guardiano: le capsule già programmate non sono cancellate per il mancato rinnovo e restano fino alla consegna, entro il limite massimo di 10 anni;
• contenuto consegnato: disponibile per i 90 giorni di validità del collegamento di consegna, poi cancellato entro 30 giorni;
• account cancellato dall'Utente: cancellazione dopo 30 giorni.

11.1 Erabox mette a disposizione dell'Utente, su richiesta scritta a privacy@erabox.ch, le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi dell'art. 28 GDPR, anche mediante documentazione delle misure di sicurezza, certificazioni o rapporti di verifica di terzi.

11.2 Considerata la natura del servizio, offerto in forma standardizzata a un numero elevato di utenti, le ispezioni presso Erabox sono concordate per tempi e modalità, con preavviso ragionevole, a spese dell'Utente e nel rispetto della riservatezza dei dati degli altri utenti.

12.1 L'Utente risponde della liceità dei contenuti che inserisce e delle scelte che compie quale titolare, compresa la scelta della modalità di informazione del Beneficiario. Erabox risponde dell'adempimento degli obblighi che il presente Accordo e la legge pongono a carico del responsabile del trattamento (art. 82, par. 2, GDPR).

12.2 Le limitazioni di responsabilità dei Termini non si applicano in caso di dolo o colpa grave di Erabox e non pregiudicano i diritti che la legge riconosce all'Utente come consumatore.

12.3 Erabox tiene il registro delle categorie di attività di trattamento svolte per conto dei titolari (art. 30, par. 2, GDPR; art. 12 nLPD).

13.1 Erabox può modificare il presente Accordo con le modalità e il preavviso previsti dai Termini. Le modifiche non possono ridurre le garanzie dell'art. 28, par. 3, GDPR.

13.2 Il presente Accordo è regolato dalla legge svizzera, fermi l'applicazione del GDPR e della nLPD ai trattamenti e le norme imperative a tutela del consumatore del Paese di residenza dell'Utente. Il foro competente è quello indicato nei Termini.

13.3 L'Utente accetta il presente Accordo con una casella dedicata al momento della creazione dell'account. L'accettazione è registrata con data, ora e versione del testo. Senza l'accettazione il servizio di conservazione e consegna non può essere erogato.